W Poznaniu listy do urzędu miasta trafiają na kwarantannę lub są otwierane w rękawiczkach i maseczkach
Urzędy, instytucje i firmy w czasie epidemii koronawirusa postawiły na kontakt telefoniczny lub mailowy ze swoimi klientami. Nadal jednak realizowana jest korespondencja w formie tradycyjnej – papierowej. Co dzieje się z takimi dokumentami? W Urzędzie Miasta Poznania trafiają one na kwarantannę.
– Te pisma, które są dostarczane do urzędu pocztą tradycyjną, trafiają na 24-godzinną kwarantannę. Natomiast dokumenty wrzucane do skrzynki podawczej czekają 48 godzin, nim zostają otwarte
– wyjaśnia Stanisław Tamm, sekretarz miasta. I zaznacza, że obowiązujący jest termin dostarczenia dokumentów, a nie ich otwarcia po zakończeniu kwarantanny.
W spółce ZKZL wprowadzono już wcześniej elektroniczny obieg dokumentów. – Jest on bezpieczny – zapewnia Tomasz Lewandowski, prezes spółki. – Osoby, które mają do czynienia z korespondencją, pracują w rękawiczkach oraz maseczkach. Wersja papierowa jest skanowana i kierowana w formie elektronicznej do pracownika merytorycznego.
Także zamówienia publiczne realizowane są w tej formie, firmy startujące w przetargach swoje oferty przesyłają pocztą elektroniczną.
Również spółka PIM zachęca firmy startujące w przetargach do składania ofert drogą elektroniczną. Gdy przetargi dotyczą zamówień na dużą wartość, firmy są zobowiązane do składania ofert elektronicznie. PIM zachęca, aby z tej formy korzystać także, gdy przetargi opiewają na mniejsze kwoty. W tym jednak przypadku przepisy zobowiązują spółkę do przyjmowania dokumentów w formie papierowej.
- Apelujemy do nich, by składali je z zachowaniem najwyższej ostrożności: w rękawiczkach i maseczkach, ze stosowaniem dezynfekcji rąk. Dokumenty te są odbierane w pomieszczeniu odizolowanym od pozostałej przestrzeni biurowej przez osobę dyżurującą, z zachowaniem maksymalnych środków ostrożności – w rękawiczkach i maseczkach oraz z odkażeniem rąk przed i po przyjęciu dokumentów – zapewnia Maja Chłopocka-Nowak z PIM. - Dodatkowo przyjmowanie wszelkich dokumentów dostarczanych fizycznie do spółki, nie tylko przyjmowanie i otwarcie ofert, odbywa się przy zachowaniu przepisowych odległości między osobami.
Oferty należy otworzyć dniu, w którym mija termin ich składania. Tak stanowi prawo.
- Przepisy te nie uległy zmianie i nie dają nam wyboru
– dodaje Chłopocka-Nowak. - Otwarcie ofert papierowych, podobnie jak ich przyjmowanie, odbywa się więc z zachowaniem maksymalnej ostrożności - w rękawiczkach i maseczkach oraz z odkażeniem rąk, a informacja z otwarcia jest tego samego dnia publikowana na naszej stronie internetowej.